Video Sekilas mengenai Program Armadillo Hotel – Software Hotel Sederhana dan Mudah digunakan

Berikut Video sekilas mengenai cara menjalankan program armadillo hotel

enjoy watching …

Have a nice dilling :)

 

Standard Operating Procedure (SOP) Petugas Kasir Hotel dan Guest House

SOP berikutnya yang ingin kami bahas adalah Procedure penagihan kepada tamu yang dilakukan (dicatat) oleh petugas kasir di dalam software Armadillo Hotel

sop Hotel Kasir

  1. Setiap Malam petugas EOD (Kasir Malam) melakukan posting tagihan kamar yang secara otomatis masuk kedalam masing-masing billing tamu eod
  2. Tamu yang membayar deposit langsung di masukkan (dicatat) oleh petugas kasir ke dalam billing tamu bersangkutan di program Armadillo hotel Baca lebih lanjut

Standard Operating Procedure (SOP) Tamu Check Out

SOP berikutnya yang ingin kami bahas adalah Procedure Check Out, procedure ini banyak di lakukan oleh petugas kasir, berikut procedure nya dengan bantuan software Armadillo Hotel

sop Hotel check out

  1. Tamu mendatangi petugas Front Office untuk check out
  2. Petugas reception atau petugas kasir menelpon department house keeping untuk memberikan informasi bahwa kamar nomer sekian check out,
    • Petugas House keeping memeriksa kamar apakah ada barang tamu yang tertinggal atau ada fasilitas hotel yang “terbawa” oleh tamu
    • Selain itu petugas kasir juga menelpone departemen lain untuk memastikan tidak ada tagihan yang tertinggal (Restoran , Laundry dan lain-lain) jika ada maka petugas kasir akan memasukkan nya ke dalam biling tamu
  3. Tamu membayar kekurangan tagihan kepada petugas kasir
  4. Petugas kasir menerima pembayaran sekalgus mencetak biling tamu di program Armadillo Hotel untuk di berikan kepada tamucetakcekout Baca lebih lanjut

Standard Operating Procedure (SOP) House Keeping

SOP berikutnya yang ingin kami bahas adalah procedure yang dijalankan di departemen house keeping. didalam Armadillo hotel , departement house keeping juga bagaian yang ikut terkomputerisasi , berikut penjelasannya

sop Hotel house keeping

1.a.         Data Status kamar apakah kotor atau bersih di dalam Armadillo Hotel sudah terupdate secara otomatis, saat petugas kasir dan petugas EOD (Kasir malam) menajalankan tugasnya (di armadillo hotel)

2.a.         Data status Kamar  yang sudah otomatis terupdate tadi (1.a.)  di cetak oleh house keeping manager.

2.b.        Hasil cetakan (2.a.) diberikan kepada petugas House keeping untuk di jadikan acuan kamar mana saja yang harus di bersihkancetakstatuskamar Baca lebih lanjut

Standard Operating Procedure (SOP) Reservasi (Pemesanan Kamar)

SOP berikutnya yang ingin kami bahas adalah procedure pemesanan kamar (reservasi) oleh calon tamu dengan bantuan software Armadillo Hotel

sop Hotel reservasi

1.a.         Tamu memesan kamar melalui telephone atau internet atau travel agent, biasanya disertai dengan transfer deposit (advance deposit)

1.b.        Petugas reservasi mencatat pesanan tamu tersebut dan mencatat deposit yang sudah masuk

1.c.         Ketika tamu datang pada hari H nya petugas reservasi (reception) mencari data yang sudah di masukkan (1.b.) kemudian memprosesnya menjadi posisi Check In di Armadillo Hoteldaftarreservasi Baca lebih lanjut

Standard Operating Procedure (SOP) Tamu Check In / Walk In

Sop Pertama ingin kami bahas di bisnis hotel ini adalah procedure check in

Dengan menggunakan program Armadillo hotel, berikut SOP yang bisa dijalankan

sop Hotel check in

1.a.         Petugas Reception (yang biasanya merangkap  petugas reservasi) menerima tamu yang baru datang.  Setelah kamar (yang tersedia) sudah di pilih oleh tamu, maka tamu menyerahkan ID (KTP) Kepada petugas reception

1.b.        Kunci diserahkan dari petugas reception kepada room boy sekaligus untuk diantarkan ke kamar yang dipilih

1.c.         Data kamar , nama dan identitas dari ID (KTP) tamu di masukkan kedalam system Armadillo Hotelisireservasi Baca lebih lanjut

Komputerisasi Front Office Hotel, siapa yang harus menjalankan?

Setelah kita menjelaskan bagian-bagian yang ada di bisnis Hotel pada postingan sebelumnya,

http://pusathotel.wordpress.com/2010/07/19/pembagian-tugas-dan-kewenangan-pada-bisnis-hotel/

Sekarang kita akan menjelaskan mengenai bagian-bagian di Front Office hotel yang ikut  “terkomputerisasi” saat menjalankan software ARMADILLO HOTEL  yang bisa Anda download coba gratisnya di sini http://armadilloaccounting.com/prdct-hotel/setup.exe

Business people working in officeSebenarnya postingan ini melekat dengan SOP hotel yang harus di jalankan, akan tetapi postingan khusus untuk SOP (standard Operating Procedure) Front Office Hotel tunggu di postingan berikuntnya yaaa..

Ok , berikut bagian-bagian * yang harusnya menjalankan (baca : pegang) komputer

*Catatan : bisa bagian-bagian tersendiri atau di rangkap oleh bagian yang lain

Reservasi  (Data Calon Tamu)

-         Menerima tamu walk in (langsung check in tanpa reservasi)

  • Bagian Reservation / Reception
    • Memasukkan data
    • Merubah (edit data)
    • Block ing / un blocking kamar
    • Check in
  • Bagian Kasir
    • Mencatat Deposit tamu (jika Ada)
    • Memasukkan Rate Kamar

-         Mencatat reservasi tamu

  • Bagian Reservation
    • Memasukkan data

“Bedakan Jika ada deposit atau tidak è statusnya

-         Menerima Tamu yang sudah punya reservasi

  • Bagian Reservasi
    • Mencetak tamu yang akan datang hari ini
    • Blocking Kamar
    • Check In
  • Bagian Kasir
    • Apply deposit tamu yang sudah masuk
    • Memasukkan Rate Kamar

-         Cancel dan hapus reservasi

-         Cetak data

Reception (Data Tamu)

-         Edit Data tamu

-         Pindah Kamar

  • Bagian Reception
    • Proses pindah kamar
  • Bagian House Keeping
    • Ubah Status jika sudah di bersihkan

-         Extend (perpanjangan)

-         Mengolah data Member

-         Melihat Info Kamar (Occupancy)

Kasir

-          Memasukkan tagihan dari departemen pendapatan

Baca lebih lanjut

Mencatat penggunaan persediaan dari gudang ke kitchen

Gudang ke kitchen ??? apa maksudnya ???

Mungkin Anda sedikit bingung membaca judul diatas…

Baiklah, sebelum kita membahas lebih jauh, terlebih dahulu saya akan sedikit memberikan gambaran mengenai mekanisme alur persediaan yang ada di sebuah bisnis hotel.

Seperti kita ketahui, selain menyewakan kamar, biasanya sebuah bisnis hotel juga terdapat restoran atau rumah makan yang menyediakan berbagai menu untuk para tamu hotel, baik itu yang di hidangkan di restoran, maupun yang di pesan melalui room service.

Makanan yang di sajikan di restoran tersebut , tentunya akan di masak terlebih dahulu di dapur (kitchen), nah dari sinilah persedian di butuhkan untuk membuat sebuah menu makanan. Artinya di dalam kitchen harus sudah ada persediaan yang selalu tersedia untuk siap di buat masakan. Untuk itu maka di dalam kitchen bisa di asumsikan sebagai sebuah gudang sementara sebelum persediaan itu di masak. Semisal kita sebut gudang ini sebagai gudang 1 (satu) atau gudang dapur

Kemudian , seperti sudah saya sampaikan pada postingan sebelumnya mengenai bagian-bagian yang ada di back office, tentunya Anda masih ingat tentang bagian Purchashing (Pembelian). Nah, menurut Anda, saat terjadi purchasing , apakah persediaan yang di beli langsung di taruh di dapur (kitchen)? Tentu tidak kan. Karena jika di taruh di kitchen tentu saja akan sangat ribet, lagi pula barang-barang yang di beli tidak semua untuk keperluan dapur, akan tetapi bisa juga untuk keperluan kamar (House Keeping).

Pembelian persediaan yang di lakukan oleh bagian purchasing akan di masukkan ke dalam sebuah gudang tersendiri, di sini kita namakan gudang utama (Main Store)

Nah sekarang kita mempunyai dua gudang yaitu

  • Gudang utama dan
  • Gudang dapur ( atau nanti kita sebut Kitchen saja)

Setelah Anda paham akan maksud dari dua gudang ini, sekarang saya akan menjelaskan mengenai posisi persediaan yang ada di masing –masing gudang di dalam kaitanya dengan laporan neraca.

Persediaan di gudang utama di dalam laporan neraca masuk dalam kategori aktiva (harta) sedangkan gudang dapur tidak di akui di dalam neraca, karena barang, barang yang sudah ada di dapur sudah di anggap sebagai biaya, oleh karena itu persediaan yang di dapur , tidak boleh terlalu banyak, karena akan terlihat biaya yang sangat besar.

Akan tetapi sebenarnya meskipun persediaan di dapur bannyak, kita bisa saja membaliknya lagi di dalam laporan neraca sebagai persediaan lagi dengan cara sebagai berikut, saat akan membuat laporan neraca, kita melakukan stock opname pada persediaan yang ada di gudang dapur, kemudaian hasil nilai yang kita dapat, kita balik lagi menjadi persediaan dengan jurnal sebagai berikut

Persediaan     xxxx

Biaya                      xxxx

Sehingga persediaan nya bertambah dan biayanya berkurang

Baca lebih lanjut

Pembagian Tugas dan kewenangan pada bisnis Hotel

?????????????????????????????????????????Saya ingin berbagi pada Anda mengenai apa yang saya tahu tentang sedikit management hotel , terutama pada bagian pembagian tugas mulai dari Front Office (Bagian Depan) dan Back Office (Bagian Belakang) pada sebuah bisnis Hotel.

Management yang akan saya sampaikan bisa juga di terapkan di bisnis penyewaan kamar yang lain seperti guest house, losmen ataupun penginapan

Tidak selalu yang saya sampaikan  harus menjadi stadart bagian yang harus ada pada sebuah bisnis hotel. Ada atau tidaknya sebuah bagian, tergantung pada besar kecilnya sebuah hotel, akan tetapi Bagian-bagian ini sebaiknya memang harus ada di sebuah bisnis hotel

Secara garis besar pembagian tugas di bagi menjadi 2 bagian yaitu di bagian Front Office dan satunya lagi adalah di bagian Back Office

Ok… sekarang mari kita bahas satu persatu bagian –bagian tersebut, kita mulai dari

 

Front Office

Bagian-bagian yang ada di Front Office

-          Reservation

Tugasnya adalah mengatur jadwal tamu yang melakukan resevasi yang  akan menginap di hotel.Penting  bagi hotel untuk mempunyai petugas reservasi saat Tingkat hunian (Occupancy) hotel sudah sangat tinggi. Dengan adanya petugas resevasi ini, maka tingakt hunian hotel akan bisa di jaga tetap tinggi, selain juga bisa mengatur jangan sampai ada tamu yang double book dalam melakukan reservasi.

-          Reception (bisa dirangkap dengan tugas reservation)

Bagian ini bertugas untuk melakukan penyambutan pada tamu yang baru masuk hotel. Data dari tamu yang akan di sampbut di peroleh dari petugas reservasi

-          Cashier (bisa dirangkap dengan tugas reception)

Mencatat keluar masuknya keuangan yang berhubungan dengan pembayaran yang dilakukan tamu hotel

-          Marketing (bisa dirangkap dengan tugas reservation)

Melakukan penjualan kamar dan penentuan harga kamar

-          House keeping  Baca lebih lanjut

Mengenal Cash Basis dan Accruel Basis

Tahukah Anda maksud dari Cash Basis dan Accruel Basis ?.

Jika Anda seorang staff accounting sebuah hotel, lebih lebih jika Anda seorang chief accounting (CA), sebaiknya (dan mungkin seharusnya) Anda mengetahui maksud dari Cash Basis dan Accruel Basis ini , karena istilah ini sangatlah lekat dengan metode perhitungan pencatatan akuntansi di bisnis hotel

Secara bahasa sederhananya istilah ini adalah sebagai berikut :

Cash Basis : pendapatan atau biaya yang pengakuannya dilakukan saat terjadi pengeluaran atau pemasukan kas, sedangkan

Accruel Basis : Pendapatan atau biaya yang pengakuannya dilakukan saat transaksi itu terjadi, meskipun belum menerima atau mengeluarkan kas

Kita ambil contoh adalah cara membukukan pendapatan kamar Misal Mr John menginap selama 3 malam di hotel kita yaitu mulai tanggal 3 sampai dengan tanggal 6. dimana pembayaran biasanya di lakukan pada saat dia meninggalkan hotel (Check Out) Baca lebih lanjut