Pembagian Tugas dan kewenangan pada bisnis Hotel

Saya ingin berbagi pada Anda mengenai apa yang saya tahu tentang sedikit management hotel , terutama pada bagian pembagian tugas mulai dari Front Office (Bagian Depan) dan Back Office (Bagian Belakang) pada sebuah bisnis Hotel.

Management yang akan saya sampaikan bisa juga di terapkan di bisnis penyewaan kamar yang lain seperti guest house, losmen ataupun penginapan

Tidak selalu yang saya sampaikan  harus menjadi stadart bagian yang harus ada pada sebuah bisnis hotel. Ada atau tidaknya sebuah bagian, tergantung pada besar kecilnya sebuah hotel, akan tetapi Bagian-bagian ini sebaiknya memang harus ada di sebuah bisnis hotel

Secara garis besar pembagian tugas di bagi menjadi 2 bagian yaitu di bagian Front Office dan satunya lagi adalah di bagian Back Office

Ok… sekarang mari kita bahas satu persatu bagian –bagian tersebut, kita mulai dari

Front Office

Bagian-bagian yang ada di Front Office

-          Reservation

Tugasnya adalah mengatur jadwal tamu yang melakukan resevasi yang  akan menginap di hotel.Penting  bagi hotel untuk mempunyai petugas reservasi saat Tingkat hunian (Occupancy) hotel sudah sangat tinggi. Dengan adanya petugas resevasi ini, maka tingakt hunian hotel akan bisa di jaga tetap tinggi, selain juga bisa mengatur jangan sampai ada tamu yang double book dalam melakukan reservasi.

-          Reception

Bagian ini bertugas untuk melakukan penyambutan pada tamu yang baru masuk hotel. Data dari tamu yang akan di sampbut di peroleh dari petugas reservasi

-          Cashier

Mencatat keluar masuknya keuangan yang berhubungan dengan pembayaran yang dilakukan tamu hotel

-          Marketing

Melakukan penjualan kamar dan penentuan harga kamar

-          House keeping

Menjaga kebersihan dan kelancaran pelayanan operasional hotel

-          Room Boy

Menyambut tamu dan Mengantar tamu ke kamar sekaligus memastikan kamar siap huni

-          Manager

Membawahi bagian-bagian yang ada di front office sekaligus bertanggung jawab pada kelacancaran tugas semua bagian. Biasanya di beberapa hotel, house keeping tidak di bawah manager Front Office, akan tetapi sebuah departement tersendiri

Semua bagian ini mengatur bagaimana kita melayani tamu mulai dari reservasi sampai dengan mereka Check Out

dengan memperhatikan bagian-bagian yang ada di bisnis hotel  dan dipadukan dengan Standard Operating Procedure (SOP) yang baik, maka layanan terbaik dan occupancy tinggi bisa dicapai. sedangakan untuk komputerisasi di bagian Front Office, anda bisa menggunakan softwarre Armadillo Hotel yang bisa Anda download disini 

http://armadilloaccounting.com/prdct-hotel/setup.exe

sedangkan pembagian tugas kedua di bisnis hotel adalah di bagaian Back Office

Back Office

Adapun bagian-bagiannya adalah sebagai berikut

-          Income Officers (pendapatan)

Bertugas untuk mencatat pendapatan yang di peroleh dari penjualan kamar dan restoran, biasanya petugas di bagian ini mendapat laporan dari cashier front office, dimana petugas ini akan merekap semua pendapatan dari tiga shift kasir Front office dan membukukannya dalam sebuah jurnal pendapatan

-          Account Receivable Officer (piutang)

Mirip dengan petugas income officer, bedanya adalah jika yang di hitung oelh bagian income officer adalah semua pendapatan hotel baik secara kas maupun piutang, sedangkan yang piutang di serahkan ke bagian Account receivable untuk di kelola dan di tagihkan

-          Purchasing and Reciving officer (pembelian)

Bagian pembelian untuk keperluan hotel Supplies maupun keperluan Restoran

-          Account Payable Officer (hutang)

Jika bagian purchasing membelinya secara hutang, maka data hutang akan di oper ke bagian Account Payable untuk di kelola dan di bayarkan

-          Cost control officer

Karena bisnis hotel merupakan bisnis jasa penyewaan kamar dan restoran, maka perlu adanya bagian cost control ini agar bisa mengatur item-item mana saja yang menguntungkan dan mana yang tidak

-          Chief Accounting

Mirip dengan Front Office Manager , bedanya Chief Accounting ini bertanggung jawab pada operasional back office serta memberikan laporan keuangan

-          Bagian IT (EDP)

Memastikan komponen kerja yang berhubungan dengan kelistrikan dan elektronik (termasuk komputer dan perangkatnya) bisa berjalan dengan baik

Nah.., bagian –bagian tersebut diatas yang biasanya ada pada sebuah bisnis hotel, meskipun tidak selalu seperti itu, kadang di beberapa hotel beberapa bagian di rangkap oleh satu orang. Tapi pada dasarnya tugas-tugas itu yang harus ada di bisnis hotel

untuk  penerapan komputerisasi Back Office , Anda bisa menggunakan Armadillo Accounting yang bisa memudahkan pengawasan dan pendelegasian di bagian ini. . sedangan system armadillo accounting sendiri bisa Anda dowload disini : 

http://armadilloaccounting.com/prdct-accounting/setupacc/setup.exe

So.. bagaimana dengan hotel Anda, sama dengan bagian-bagian ini ? let share …

Pusathotel.wordpress.com

About these ads

      • wah mantap, thanks mas Eko.
        Menurut saya tugas guest relation officer adalah mengelola data tamu yang sudah menginap ke hotel kita (guest history) untuk (agar) bisa menjadi tamu langganan di hotel kita (repeated guest).
        caranya bisa dengan “say hello” saat dia berulang tahun, memberitahu kalau ada promo hotel, atau hal-hal lain yang bisa membuat tamu tersebut selalu inget pada hotel kita. sekaligus mengelola data pujian atau komplain dari tamu yang masuk ke hotel kita.
        Mungkin begitu ya… CMIIW

  1. pak, mau tanya, klo kami ingin menawarkan jasa laundry, kemana kami harus berhubungan dng pihak hotel? apakah mereka biasa outsourcing laundry kepada pihak luar?

    • salam kenal mbak Cindy,
      outsourching laundry yaaa.. hmmm .. yang saya tahu, jasa laundry di hotel itu biasanya di tangani sendiri oleh pihak hotel. karena laundry merupakan salah satu bagian dari pelayanan dan di jadikan satu dengan proses laundry handuk (towel) dan sprei kamar. biasanya laundry di bawah depatement House keeping. dan mempunyai nomer telp extension sendiri di dalam hotel. sepertinya kalau di outsourching kan agak lebih sulit, karena kecepatan penyelesaiaan laundry sangat di perlukan dan di pertanyakan di awal (saat memberikan pakaian) oleh tamu hotel. itu di karenakan berhubungan dengan lamanya tamu tersebut menginap. jadi petugas pengambil pakaian harus bisa menjawab langsung saat di tanya tamu.

      tapi kalau misal mbak Cindy mau menawarkan jasa tersebut ke hotel, mestinya harus ke bagian Front Office Manager (kalau hotel kecil biasanya namanya hanya manager) atau kalau hotel nya lebih besar bisa ke bagian House keeping.

      saran saya kalau pingin masuk ke laundry nya hotel. mbak Cindy semestinya punya atau sewa outlet di dalam hotel tersebut. jadi sasarannya tamu hotel tapi management (dan tagihannya) nya di luar hotel.

      demikian jawabannya , semoga bisa membantu
      sukses buat laundry nya

    • Yup, ideal nya memang semua yang ada di bisnis hotel , mulai dari General manager , front office, back office , house keeping sampi dengan security mendapat pembagian service yang sama

  2. Ping-balik: Komputerisasi Front Office Hotel, siapa yang harus menjalankan? | Akuntansi Perhotelan

  3. Ping-balik: Sitemap | Radiansystem's Blog

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s