Sekilas Armadillo Integrated FO & BO Hotel Manangement System

Iklan

Mudahnya membuat database baru untuk Hotel Anda di program Armadillo Accounting

Pada saat ini, penggunaan komputer sudah menjadi kebutuhan yang dapat dikatakan sangat penting dalam setiap aspek kepentingan manusia. Khususnya dalam hal bisnis untuk pengembangan dan kemajuan positif suatu usaha. Oleh sebab itu, komputerisasi dalam suatu usaha atau bisnis menjadi hal yang banyak orang lakukan sebagai alternative yang dianggap paling baik dan cocok untuk membantu mewujudkan sistem kerja yang lebih efektif dan efisien.

Bagi pelaku usaha atau pelaku bisnis, komputerisasi yang dimaksud adalah mulai mengelola data-data usaha mereka dalam suatu program atau aplikasi komputer yang disesuaikan dengan kebutuhan usahanya. Dengan demikian, maka data-data tersebut akan menjadi sebuah database yang akan dikelola secara berkelanjutan untuk efektivitas dan efisiensi pekerjaan.

Dalam pencatatan database sangat diperlukan kerapian dan kejelasan klasifikasi data agar dapat dikelola dengan baik dan tidak Baca lebih lanjut

Xeeder… Door Lock Hotel yang terintegrasi dengan System Armadillo Hotel

xeederSemangat Pagi…

Masih ingat ulasan tentang  7 komponen untuk usaha hotel agar bisa auto pilot ? well… kalau sudah lupa atau masih belum tahu silahkan me refresh memori Anda disini :  Panduan dasar menjadikan Auto Pilot sebuah bisnis hotel dan guest house

Jika Anda masih ingat, maka salah satu dari 7 komponen tersebut adalah automatic door lock system

Di dalam ulasan tersebut, di sebutkan bahwa untuk bisa mengontrol tamu yang masuk dengan yang tercatat di dalam system dengan benar, maka di butuhkan system hotel front office yang terintegrasi dengan automatic door lock

Alhamdulillan di Armadillo Hotel Service Pack 4 Keatas, Anda bisa mengkoneksikan system Automatic Door Lock System merk Xeeder dengan System Armadillo Hotel Anda

Sekilas xeeder  (dari website xeeder):

Xeeder Technology Co, Ltd adalah perusahaan yang didirikan di Cina khusus bergerak dibidang  teknologi smart card. Sejak Xeeder Tech didirikan pada tahun 2006, Xeeder adalah perusahaan keamanan terkenal di dunia yang terutama memproduksi kunci pintu kartu pintar yang sukses diterapkan dengan fungsi NFC.

Xeeder memperoleh ISO 9001: 2000 Sistem Manajemen Mutu Sertifikasi 2009-2012 dan menyediakan kunci pintu pintar untuk SIEMENS pada tahun 2010.

Pada tahun 2011, interface software Xeeder telah diakui oleh Micros-Fidelio, paling otoritatif

Xeeder adalah  sistem kunci hotel sudah digunakan oleh pelanggan yang berlokasi di lebih dari 50 negara di dunia, tidak hanya di  Brasil, negara-negara Afrika dan Vietnam, tetapi juga negara-negara seperti Eropa dan Amerika Serikat. Baca lebih lanjut

Whats New on Armadillo Hotel Service Pack 3.00

Semangat Pagi…

Setelah beberapa saat yang lalu kita sudah memposting perubahan dan fasilitas baru Software Armadillo Hotel yang ada di service pack 2.xx baca , sekarang saatnya kita akan membahas perkembangan apa saja yang ada di Armadillo Hotel Sevice Pack berikutnya yaitu service pack 3.xx

Yang akan kami paparkan dibawah ini  adalah beberapa perubahan yang paling terlihat dibandingkan dengan yang ada di service pack 2.xx, sedangkan untuk penambahan fasilitas-fasilitas lain yang berfungsi memudahkan operasional user, dan perbaikan-perbaikan beberapa bug yang ada , sengaja tidak kami paparkan disini agar postingan kali ini tidak terlalu panjang.

Well tidak usah berpanjang kata, berikut adalah beberapa perubahan dan penambahan yang ada di Armadillo Hotel Service Pack 3.xx

  • Penambahan fasilitas merekam piutang secara otomatis di Armadillo Accounting (Back Office) langsung ke travel Agent atau perusahaan (company) saat Anda melakukan settlement (pembayaran) menggunakan pilihan pembayaran piutang (PYTV (Payment to travel agent) atau PYTC (payment to company))

Ini dia yang di tunggu-tunggu oleh petugas back Office (Khususnya bagian AR (account Receiveable / Piutang )) tidak ada lagi ada miss atau kelolosan dari sisi penagihan ke travel agent atau ke perusahaan, karena dengan adanya fasilitas ini , tanpa harus di catat lagi di Armadillo Accounting, otomatis service pack 3.xx ini, menulis buku bantu dari daftar piutang travel agent tersebut. Sedangkan jurnal juga sudah otomatis terjurnal saat petugas kasir malam melakukan Import data.

(catatan: service pack 2.xx yang otomatis baru jurnalnya saja)

piutang

  • Penambahan form guest member di isian data reservasi

Betapa pentingnya sebuah hotel untuk bisa mempertahankan (maintain) para pelanggannya, karena dengan adanya repeated guest, otomatis occupancy hotel kita akan tetep terus terjaga. Berdasarkan pertimbangan itulah maka di Armadillo hotel Service Pack 3.xx ini di kembangkan sebuah modul yang di khususkan untuk menyimpan data guest member, yang berguna untuk memperbanyak jumlah repeated guest. Dengan adanya data guest member ini , maka saat mengisi data reservasi untuk pelanggan tetap, cukup memanggil nomor guest member sehingga kita tidak perlu mengisi detail dari tamu tersebut. Baca lebih lanjut

Panduan DASAR menjadikan AUTO PILOT sebuah bisnis HOTEL dan Guest House

pilot1

Ini dia yang ditunggu-tunggu…, setelah banyak pertanyaan masuk yang menanyakan tentang hal ini, baik melalui telpon, email, chating dan lain-lain, kali ini terwujud sudah, sebuah tulisan mengenai panduan singkat dan sederhana, bagaimana menjadikan sebuah bisnis Hotel atau Guest House bisa berjalan secara auto pilot.

Sebelum menjelaskan lebih jauh mengenai hal ini, mungkin sebaiknya kita harus sepakat dulu tentang apa yang di maksud dengan auto pilot sebuah bisnis. Yang dimaksud Auto Pilot sebuah bisnis adalah sebuah bisnis yang berjalan tanpa ada pengawasan dari owner atau manager secara terus menerus, Dimana bisnis itu sudah otomatis berjalan, dengan mengandalkan SOP yang sudah baku dan managemen penilaian yang sudah terukur. Faktor loss, cheating, punishment, reward dan lain-lain sudah dipikirkan dan diminimalisasi dengan sebuah peraturan dan SOP yang jelas.

bagi pemilik (owner), manager atau investor yang ingin mengetahui perkembangan bisnis Hotel yang sedang ditangani atau dijalankan tanpa harus selalu hadir di hotel tersebut. penting mengetahui dasar-dasar system auto pilot ini

Meskipun saat ini hotel atau guest house Anda masih relative kecil, menjalankan system auto pilot ini memang tidak mudah, akan tetapi bukan berarti tidak mungkin.mulailah satu persatu memecahkan masalah yang ada.

Ok, sekarang masuk ke pelajaran inti.Ada beberapa Komponen yang harus Anda punya Sebelum Anda menjalankan bisnis Anda secara auto pilot,Komponen ini mutlak Anda perlukan sebagai alat bantu Anda menjalankan bisnis ini. Adapun komponen-komponen itu adalah sebagai berikut :

Baca lebih lanjut

Beratnya Kerja di Hotel

staff1

Jangan salah, Postingan kali ini tidak berisi keluhan mengenai susahnya kerja di hotel, akan tetapi lebih pada bercerita atau sedikit berbagi mengenai salah satu pekerjaan  yang di kerjakan  di bisnis hotel atau guest house.

Tidak seperti pekerjaan kantoran pada umumnya, operasional hotel berjalan selama 24 jam sehari dan 7 hari seminggu, sehingga jam kerja karyawan hotel harus menggunakan system shift. Jam kerja seperti ini biasanya di bagi menjadi 3 (tiga) shift yaitu Shift pagi, sore dan malam, dimana jam kerja masing-masing shift berdurasi kurang lebih selama 8 jam.

Selain melayani tamu (termasuk mendengarkan complain dan pujian), petugas hotel juga harus mencatat reservasi yang masuk mulai pagi sampai sore hari , dan di malam harinya, petugas shift malam juga harus membuat laporan harian yang harus diselesaikan di malam itu juga. Harus selesai malam itu juga karena laporan yang dihasilkan akan digunakan untuk keperluan layanan tamu di pagi harinya , begitu seterusnya setiap malam.

Sebuah hotel yang berjalan dengan system SOP (Standard Operating Procedure )yang baik, menerapkan procedure pembuatan laporan di malam hari yang biasa di sebut Night Audit (End Of Day). Pekerjaan ini biasanya di kerjakan oleh petugas reception atau kasir yang bertugas pada shift malam.

Adapun  laporan-laporan yang dihasilkan meliputi :

  1. Laporan Rekap Pendapatan hari ini

Laporan ini mencatat mulai pendapatan kamar, pendapatan restaurant,pendaptan laundry dan lain-lain. Laporan ini di buat di malam hari. Kenapa harus malam hari?  Karena Hotel ber operasi nonstop setiap harinya, maka harus ada batas penentuan berapa pendapatan yang di peroleh sampai dengan satu hari, pendapatan yang di peroleh setelah laporan ini dibuat, akan masuk ke dalam laporan pendapatan hari berikutnya.

Laporan Pendapatan ini di berikan ke bagian accouting (Back Office) yang digunakan untuk acuan membuat jurnal dan membuat laporan keuangan bulanan (neraca dan rugi laba). Jika Anda sudah menerapkan system komputerisasi, maka membuat laporan ini bisa dibilang cukup mudah, tapi coba Anda bayangkan jika Anda masih menggunakan system manual ( MS Excel + Calculator), maka konsentari ketelitian di malam hari (saat Anda mengantuk) akan sangat dibutuhkan untuk membuat laporan ini. Baca lebih lanjut

Feedback form bukan pengganti kertas buram

feedback-form

Ya, ini yang sering saya lakukan, saya tidak begitu memperhatikan kertas feedback form yang ada di meja kamar hotel. Paling sering, form tersebut saya pakai untuk corat coret agenda atau untuk menghitung sesuatu. 😀

Well sebenarnya sah-sah saja kita (tamu) tidak mengisi form tersebut. (memangnya ujian sekolah) akan tetapi tahukan anda bahwa feedback form itu sangat penting untuk dipakai (dinilai) di sebuah bisnis hotel. Akan tetapi herannya tidak semua hotel tahu (atau peduli) cara memanfaatkan dan membuat feedback form ini. Berikut sedikit tulisan mengenai feedback form yang di aplikasikan pada sebuah bisnis hotel/guest house

Karena setiap pekerjaan harus dinilai

Untuk bisa mengetahui apakah hasil kerja yang sudah kita lakukan meningkat atau tidak, memang harus di berikan sebuah nilai terstandard yang bisa memberikan acuan, apakah kerja kita meningkat, tetap, atau malah menurun. Dengan nilai acuan ini, kita bisa mengetahui di bagian mana dari system pelayanan kita yang harus kita tingkatkan.Jangan sampai kita salah dalam menentukan dibagian mana yang harus kita tingkatkan. Kesalahan ini bisa di ilustrasikan sebagai berikut:

contoh penilaian di restoran

untuk lebih menarik pengunjung kita berpikir untuk perlu meningkatkan rasa (sedap) dari sajian yang kita hidangkan, dengan cara mencoba berbagai resep. Akan tetapi kenyataan, tetap saja tidak meningkatkan jumlah kunjungan pelanggan ke restoran ,usut punya usut, ternyata sepi nya kunjungan dan tidak adanya pelanggan kembali (re customer), disebabkan karena pelayan yang tidak ramah atau lamanya sebuah menu disajikan, pelanggan tidak merasa ada masalah dengan rasa dari makanan kita. Sehingga meskipun masakan kita lebih enak, tetap saja tidak akan bisa mendongkrak penjualan. Baca lebih lanjut

Whats New On Armadillo Hotel Service pack 2.00

Semangat Pagi

Software Armadillo Hotel yang lewat blog ini mulai di kenalkan di tahun 2013 oleh team armadillo (www.armadilloaccouting.com), terus dikembangkan sesuai kebutuhan dan kenyamanan pengguna hotel kelas menengah ke bawah sampai dengan saat ini

Untuk itu, lewat blog ini pula  secara berkala akan di informasikan pengembangan yang di lakukan di system ini.Berikut adalah beberapa point yang di kembangkan sampai dengan service pack 2.00

Peta kamar (room availability)

Untuk hotel atau guest house dengan tingkat hunian (occupancy) yang bagus (tinggi) perlu sekali untuk mengatur ketersediaan kamar agar jangan sampai kita membuang pelanggan(tamu) karena kita salah menempatkan posisi kamar saat tamu check in. dan juga occupancy tinggi perlu managemen kamar yang baik karena rentan terjadi complain tamu karena tidak kebagian kamar saat check In.

Untuk mengatasi kedua hal tersebut di armadillo hotel service pack 2.00 telah di kembangkan system checking room availability (ketersediaan kamar) dengan modul ini, pihak hotel bisa dengan mudah mengatur posisi penempatan kamar tamu-tamu yang akan datang nantinya. Management room availability ini terisi secara otomatis saat kita mengisi data reservasi dan kita namakan peta kamar, berikut adalah tampilannya

petkamar

Gambar 1 : Peta Kamar

Detail data tamu lebih lengkap

Di Armadillo Hotel Service Pack 2.00 ke atas juga sudah dilengkapi dengan penyempurnaan data tamu, dan berikut adalah tampilannya

Baca lebih lanjut

Implementasi Software ARMADILLO HOTEL di Samboja Lodge Kalimantan timur

Semangat Pagi …

tulisan kali ini bukan tentang cara menjalankan bisnis hotel atau belajar akuntansi, tapi kali ini tentang cerita kami memasang software armadillo hotel, di salah satu hotel milik Yayasan BOS (Borneo Orangutan Survival) yang berada di pedalaman hutan kalimantan timur

diantara banyak hotel lain yang sudah kami kunjungi, kali ini kami pilih mennceritakan  pengalaman kami disini, karena banyak hal menarik yang ada disini

By the way , sebelum masuk ke cerita inti , ada baiknya kita ulas  sedikit tentang hotel ini. Hotel ini sebenarnya dari namanya tidak disebut hotel, meskipun dalam kenyataannya, semua fasilitas dan kondisi bangunan sudah layak di sebut hotel, ya nama tempat ini adalah SAMBOJA LODGE. di namakan samboja karena berada di kota samboja (dekat Balikpapan tapi sudah masuk di wilayah Kutai kartanegara (Kukar) Kalimantan timur. Dan di sebut lodge (penginapan)  karena memang tempat singgah bagi voulenteer (bule-bule) dari negara-negara lain yang ingin berpartisipasi dalam pelestarian orang utan di Indonesia.

HOTELSAMBOJA

Terletak di tengah hutan Kalimantan timur, dimana saat  malam hari, akan banyak terdengar bunyi orang utan dan juga binatang malam lainnya seperti babi hutan dan lain-lain.

Jumlah kamar yang tidak terlalu banyak (24 kamar) akan tetapi penataan dan desain interiornya benar-benar sudah dipikirkan dengan matang. Baca lebih lanjut

Membuat Laporan Keuangan Bisnis Hotel dan Penginapan

Di setiap bisnis atau usaha apapun, penting bagi kita untuk bisa membuat laporan keuangan yang berupa neraca dan rugi laba. Dengan adanya kedua laporan itu, maka kita bisa mengukur perkembangan bisnis kita. karena dengan hanya  menilai omset saja tidak cukup bagi kita untuk mengetahui apakah bisnis kita berkembang atau tidak.

berikut ada sedikit contoh cara membuat akun perkiraan di dalam sebuah bisnis hotel atau guest house.

contoh laporan ini di capture dari laporan yang muncul di program armadillo accounting yang di gunakan sebagai system back office di bisnis hotel

neracaa Baca lebih lanjut