Komputerisasi Front Office Hotel, siapa yang harus menjalankan?

Setelah kita menjelaskan bagian-bagian yang ada di bisnis Hotel pada postingan sebelumnya,

https://pusathotel.wordpress.com/2010/07/19/pembagian-tugas-dan-kewenangan-pada-bisnis-hotel/

Sekarang kita akan menjelaskan mengenai bagian-bagian di Front Office hotel yang ikut  “terkomputerisasi” saat menjalankan software ARMADILLO HOTEL  yang bisa Anda download coba gratisnya di sini http://armadilloaccounting.com/prdct-hotel/setup.exe

Business people working in officeSebenarnya postingan ini melekat dengan SOP hotel yang harus di jalankan, akan tetapi postingan khusus untuk SOP (standard Operating Procedure) Front Office Hotel tunggu di postingan berikuntnya yaaa..

Ok , berikut bagian-bagian * yang harusnya menjalankan (baca : pegang) komputer

*Catatan : bisa bagian-bagian tersendiri atau di rangkap oleh bagian yang lain

Reservasi  (Data Calon Tamu)

–         Menerima tamu walk in (langsung check in tanpa reservasi)

  • Bagian Reservation / Reception
    • Memasukkan data
    • Merubah (edit data)
    • Block ing / un blocking kamar
    • Check in
  • Bagian Kasir
    • Mencatat Deposit tamu (jika Ada)
    • Memasukkan Rate Kamar

–         Mencatat reservasi tamu

  • Bagian Reservation
    • Memasukkan data

“Bedakan Jika ada deposit atau tidak è statusnya

–         Menerima Tamu yang sudah punya reservasi

  • Bagian Reservasi
    • Mencetak tamu yang akan datang hari ini
    • Blocking Kamar
    • Check In
  • Bagian Kasir
    • Apply deposit tamu yang sudah masuk
    • Memasukkan Rate Kamar

–         Cancel dan hapus reservasi

–         Cetak data

Reception (Data Tamu)

–         Edit Data tamu

–         Pindah Kamar

  • Bagian Reception
    • Proses pindah kamar
  • Bagian House Keeping
    • Ubah Status jika sudah di bersihkan

–         Extend (perpanjangan)

–         Mengolah data Member

–         Melihat Info Kamar (Occupancy)

Kasir

–          Memasukkan tagihan dari departemen pendapatan

  • Dept restoran => makan malam atau lainnya
  • Dept Front office(reception)
    • Tagihan penggunaan telp
    • Deposit box
  • Dept housekeeping
    • Laundry
    • Minibar
  • Dept lainnya
    • Massage
    • spa

–         Menerima deposit tamu

–         Apply Deposit tamu (lihat di bagian reservasi)

–         Memasukkan data tagihan harian / rutin (rate kamar, xbed dll)

–         Memindahakan Tagihan satu ke lainnya (Split Tagihan)

–         Melihat tamu yang harusnya check Out hari ini (dan memastikan billing benar)

–         Pelunasan dan proses Check Out tamu

–         Mencatat Transaksi Kas diluar tagihan tamu

–         Mencetak Laporan kasir

–         Setor Kas

Kasir Malam (EOD)

–         Mengejakan pekerjaan kasir seperti lainnya

–         Memastikan tidak ada yang late Check In

–         Memastikan tidak ada late check Out

–         Memastikan semua kamar sudah punya tagihan kamar harian nya

–         Cetak laporan pendaptan kamar  hari (malam) ini

–         Cetak laporan pendukung lainnya

  • Data checkin hari ini
  • data reservasi cancel atau hapus (jika ada)
  • Data tamu co hari ini
  • Data pendaptan (semua kasir) hari ini

–         Melakukan Backup data

–         Melakukan posting tagihan kamar ke masing –masing billing tamu

–         Memastikan data tamu dan data reservasi sudah bersih

–         Export data jurnal ke armadillo accounting

House Keeping

–         Mencetak laporan kamar kotor

–         Merubah status dari Kotor ke bersih

–         Merubah status kamar Out Of Order (OOO)

–         Menemukan ada tamu yang melarikan diri atau belum terdaftar

 

Manager / EDP

Membuat data baru (kosong) – Pertama kali saja

–         Membuat file baru

–         Setup  nama hotel

–         setup nomor-nomor kamar (tipe dan lokasi)

–         Setup Pos Pendaptan

Setup – sekali saja

–         Nama Hotel

–         Nomor Kamar (Tipe dan Lokasi)

–         Setup pos pendaptan

–         Setup perkiraan penghubung

–         Setup footer

–         Setup User

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s