Beratnya Kerja di Hotel

staff1

Jangan salah, Postingan kali ini tidak berisi keluhan mengenai susahnya kerja di hotel, akan tetapi lebih pada bercerita atau sedikit berbagi mengenai salah satu pekerjaan  yang di kerjakan  di bisnis hotel atau guest house.

Tidak seperti pekerjaan kantoran pada umumnya, operasional hotel berjalan selama 24 jam sehari dan 7 hari seminggu, sehingga jam kerja karyawan hotel harus menggunakan system shift. Jam kerja seperti ini biasanya di bagi menjadi 3 (tiga) shift yaitu Shift pagi, sore dan malam, dimana jam kerja masing-masing shift berdurasi kurang lebih selama 8 jam.

Selain melayani tamu (termasuk mendengarkan complain dan pujian), petugas hotel juga harus mencatat reservasi yang masuk mulai pagi sampai sore hari , dan di malam harinya, petugas shift malam juga harus membuat laporan harian yang harus diselesaikan di malam itu juga. Harus selesai malam itu juga karena laporan yang dihasilkan akan digunakan untuk keperluan layanan tamu di pagi harinya , begitu seterusnya setiap malam.

Sebuah hotel yang berjalan dengan system SOP (Standard Operating Procedure )yang baik, menerapkan procedure pembuatan laporan di malam hari yang biasa di sebut Night Audit (End Of Day). Pekerjaan ini biasanya di kerjakan oleh petugas reception atau kasir yang bertugas pada shift malam.

Adapun  laporan-laporan yang dihasilkan meliputi :

  1. Laporan Rekap Pendapatan hari ini

Laporan ini mencatat mulai pendapatan kamar, pendapatan restaurant,pendaptan laundry dan lain-lain. Laporan ini di buat di malam hari. Kenapa harus malam hari?  Karena Hotel ber operasi nonstop setiap harinya, maka harus ada batas penentuan berapa pendapatan yang di peroleh sampai dengan satu hari, pendapatan yang di peroleh setelah laporan ini dibuat, akan masuk ke dalam laporan pendapatan hari berikutnya.

Laporan Pendapatan ini di berikan ke bagian accouting (Back Office) yang digunakan untuk acuan membuat jurnal dan membuat laporan keuangan bulanan (neraca dan rugi laba). Jika Anda sudah menerapkan system komputerisasi, maka membuat laporan ini bisa dibilang cukup mudah, tapi coba Anda bayangkan jika Anda masih menggunakan system manual ( MS Excel + Calculator), maka konsentari ketelitian di malam hari (saat Anda mengantuk) akan sangat dibutuhkan untuk membuat laporan ini.

Jika sudah dicetak, Laporan ini di distribusikan kepada

  1. Bagian Accounting è digunakan untuk membuat jurnal
  2. Front Office Manager è digunakan untuk bahan “Morning Briefing” kepada semua Staff

contoh laporan rekap pendaptan harian di armadillo hotel adalah sebagai berikut :

rekaptagihan

  1. Laporan Daftar Reservasi (calon tamu) yang akan CHECK IN besok

 

Jika hotel/ Guest House atau Penginapan Anda memiliki team marketing yang baik, dimana mereka bisa mendapatkan “calon tamu” untuk hotel Anda, baik dari travel agent offline maupun online, maka Anda akan mempunyai daftar calon tamu yang akan datang besok. Untuk itu, saat tamu-tamu tersebut datang, Anda harus sudah siap menyambut mereka.Laporan ini perlu di cetak untuk di berikan kepada

  1. Reception Pagi

Untuk mempersiapkan form kedatangan dan kesiapan penyambutan atau koordinasi lainya termasuk mengatur tamu-tamu yang akan datang nanti di tempatkan di kamar mana saja.

  1. House Keeping

Untuk mempersiapkan dan membersihkan kamar yang akan di tempati

Contoh Laporannnya di Armadillo Hotel adalah sebagai berikut:

reservasibesok

Catatan :

Laporan ini tidak akan ada jika hotel Anda tidak mempunyai team marketing dan hanya mengandalkan tamu Walk In.

  1. Laporan Daftar tamu (Guest In House) yang akan CHECK OUT + Tagihan nya

Tamu yang akan check out besok juga harus di perhatikan, karena tagihan tamu-tamu tersebut harusnya sudah kita ketahui sebelumnya. Artinya kita bisa memperkirakan berapa uang kas yang akan masuk besok. Dengan begitu kita bisa mengatur Cash flow dari bisnis kita ini. Laporan ini diberikan kepada

  1. Kasir

Untuk mempersiapkan tagihan-tagihan yang harus di lunasi besok (tagihan kamar, tagihan restaurant,tagihan laundry dan lain-lain)

  1. House Keeping

Untuk memberi daftar kamar mana yang besok harus segera di bersihkan dan atau daftar kamar yang harus di check Minibarnya (Jika ada)

Contoh laporannya adalah sebagai berikut:

tamuco

  1. Daftar Tamu (Guest in house)

Laporan ini berisi kondisi Occupancy pagi hari besok, artinya laporan ini menampilkan semua tamu baik yang masih stay lama, maupun yang akan check out nanti siang.

Seberapa ramai dan persiapan apa saja yang harus di siapkan untuk pelayanan tamu besok

Laporan ini di cetak untuk di berikan kepada

  1. FB (Restaurant)

Laporan ini digunakan untuk menyiapkan berapa jumalah sarapan yang harus di sediakan besok, berapa pax jumlah tamu yang ada

  1. House KeePing

Berapa tenaga house keeping yang harus di sediakan besok, bisa dilihat dari occupancy yang ada di laporan ini, dengan adanya daftar ini manager house keeping bisa mendelegasikan dan membagi tugas untuk petugas house keeping yang ada, dalam membersihkan kamar

  1. Front Office

Front Office membutuhkan daftar tamu ini , karena layanan kepada tamu akan semakin baik jika petugas front office tahu siapa saja nama dan background tamu-tamu yang ada di hari itu.

Contoh laporannya adalah sebagai berikut:

tamu

  1. Rekap Rate Kamar (Daily Room Count Sheet)

Laporan ini berisi rate kamar yang diberikan kepada masing-masing tamu yang sedang guest in House, rate ini bisa sama dengan rate yang ada di daftar harga kamar (Publish Rate) tapi bisa juga rate ini ada di bawah harga kamar. Semakin tinggi rate yang di berikan kepada tamu maka nilai Average Room Rate (ARR) juga semakin tinggi

Laporan ini di distribusikan kepada

  1. FO Manager

Laporan ini di gunakan sebagai bahan Morning Briefing untuk pengaturan strategi Front Office atau marketing dalam meningkatkan pendapatan kamar

  1. Accounting

Digunakan untuk Cross check jurnal dan laporan EOD lainnya

Tampilan laporan ini adalah sebagai berikut :

rekapeod1

  1. Info Kamar

Rekap pendapatan kamar , Occupancy dan Average Room Rate di sajikan dalam laporan ini. Dengan adanya laporan ini , seorang manager bisa mengetahui perkembangan dari usaha Hotel atau Guest House nya

Tampilannya akan tampak seperti berikut :

statistik

Demikian sedikit sharing tentang pekerjaan yang ada di sebuah bisnis hotel. Tidak semua hotel atau guest house menjalankan semua SOP seperti ini. Akan tetapi secara umum inilah yang dikerjakan oleh kebanyakan hotel dengan managemen yang baik.

 

Postingan kali ini didedikasikan untuk teman-teman yang selalu mendapat bagian shift malam. Semoga tetep di beri kesehatan dan selalu menjalani hari dengan iklas dan riang gembira.

Silahkan di bagikan untuk menambah semangat temen-temen kita..

Salam Sukses

KPHG-Indonesia

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s