Panduan DASAR menjadikan AUTO PILOT sebuah bisnis HOTEL dan Guest House

pilot1

Ini dia yang ditunggu-tunggu…, setelah banyak pertanyaan masuk yang menanyakan tentang hal ini, baik melalui telpon, email, chating dan lain-lain, kali ini terwujud sudah, sebuah tulisan mengenai panduan singkat dan sederhana, bagaimana menjadikan sebuah bisnis Hotel atau Guest House bisa berjalan secara auto pilot.

Sebelum menjelaskan lebih jauh mengenai hal ini, mungkin sebaiknya kita harus sepakat dulu tentang apa yang di maksud dengan auto pilot sebuah bisnis. Yang dimaksud Auto Pilot sebuah bisnis adalah sebuah bisnis yang berjalan tanpa ada pengawasan dari owner atau manager secara terus menerus, Dimana bisnis itu sudah otomatis berjalan, dengan mengandalkan SOP yang sudah baku dan managemen penilaian yang sudah terukur. Faktor loss, cheating, punishment, reward dan lain-lain sudah dipikirkan dan diminimalisasi dengan sebuah peraturan dan SOP yang jelas.

bagi pemilik (owner), manager atau investor yang ingin mengetahui perkembangan bisnis Hotel yang sedang ditangani atau dijalankan tanpa harus selalu hadir di hotel tersebut. penting mengetahui dasar-dasar system auto pilot ini

Meskipun saat ini hotel atau guest house Anda masih relative kecil, menjalankan system auto pilot ini memang tidak mudah, akan tetapi bukan berarti tidak mungkin.mulailah satu persatu memecahkan masalah yang ada.

Ok, sekarang masuk ke pelajaran inti.Ada beberapa Komponen yang harus Anda punya Sebelum Anda menjalankan bisnis Anda secara auto pilot,Komponen ini mutlak Anda perlukan sebagai alat bantu Anda menjalankan bisnis ini. Adapun komponen-komponen itu adalah sebagai berikut :

NO KOMPONEN SIFAT
1 SOFTWARE HOTEL FRONT OFFICE WAJIB
2 SOFTWARE HOTEL BACK OFFICE WAJIB
3 REKENING BANK WAJIB
4 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) WAJIB
5 STRUKTUR ORGANISASI DAN JOB DESC WAJIB
6 KAMERA CCTV SEMI WAJIB
7 AUTOMATIC DOOR LOCK SEMI WAJIB
8 FINGER PRINT ABSENSI SEMI WAJIB

 

Sekarang mari kita kupas penjelasan mengenai komponen –komponen tersebut diatas :

  • Software hotel – Front Office

Yang dimaksud software hotel front office ini adalah software front office yang terdapat

  • menu reservasi , yang berisi pendataan nama-nama tamu
  • daftar tamu, yang ada waktu kapan check in dan kapan check out berikut tanggal dan jamnya
  • daftar kamar, yang ada status kamar, posisi bersih atau kotor
  • laporan pendapatan (kasir), yang digunakan sebagai laporan wajib cetak saat setor uang kas
  • menu kas masuk dan kas keluar untuk transaksi non tamu

Dan masing-masing menu tersebut saling terintegrasi (terhubung) sehingga dengan di tambah sebuah SOP yang benar , antar departemen atau shift, sudah bisa saling mengontrol pekerjaan masin-masing.

Selain menu-menu diatas, software ini juga harus bisa terintegrasi dengan program Back Office (Jurnal dan Piutang –travrl agent- nya). Karena jika tidak, Anda harus punya petugas accounting yang bertugas  memasukkan jurnal akuntasi secara manual, sehingga tujuan auto pilot tidak bisa tercapai karena harus ada pengawasan bertingkat (Anda harus memeriksa benar tidaknya sebuah jurnal di masukkan)

 

  • Software Hotel – Back Office

Syarat pertama software back office ini adalah harus integrated dengan program front office yang dipakai didepan (seperti sdh di bahas diatas)

Adapaun modul –modul yang harus ada di software back office ini adalah

  • Modul Jurnal – yang bisa mengeluarkan laporan buku besar kas/bank
  • Modul Inventory – yang terdapat kartu keluar masuk barang
  • Modul hutang piutang – yang terdapat detail nya
  • Laporan laba/rugi (bersih) dan yang terakhir dan paling penting adalah
  • Laporan Neraca

 

  • Rekening BANK

Rekening Khusus yang dipergunakan untuk menampung keuangan bisnis Hotel Anda. Dimana dengan adanya rekeing ini, Anda bisa mencetak rekenign Koran yang bisa Anda cross check dengan laporan keuangan yang di hasilkan dari software back office. Gabungkan dengan SOP menegnai setoran Kas secara berkala ke dalam rekeing bank.

 

  • Standard Operating Procedur (SOP)

Yang dimaksud dengan SOP ini adalah panduan cara mengerjakan sesuatu (bekerja) secara tertulis, yang harus di patuhi karyawan dalam menjalankan tugas hariannya. Tidak mudah membuat SOP ini, dan secara berkala SOP akan terus di revisi dan diperbaharui sesuai dengan perkembangan bisnis Hotel Anda.

Contoh sebuah SOP sederhana adalah :

SOP Kasir :

“  Setor Ke Bank Sejumlah Sekian jika kas di brankas mencapai sekian” atau

“ Setor ke bank, kas yang ada di brankas setiap hari sabtu, sisakan sekian rupiah”

 

  • Struktur Organisasi dan Job disc

Untuk menjalankan SOP yang sudah di buat harus ada yang ditugaskan untuk menjalankan dan harus ada yang ditugaskan untuk memeriksa (menugaskan)dan mengawasi . Untuk itulah peran struktur organisasi ini mutlak di perlukan, karena kalau semisal semua karyawan setara jabatannya , maka akan susah untuk melakukan delegasi kewenangan, yang berujung tidak jalannya sebuah system Auto Pilot

 

  • Kamera CCTV (optional / Semi Wajib)

Dengan kamera CCTV, Anda bisa melihat mundur keadaan hotel saat Anda tidak berada disana, atau Anda dapat memantau hotel tanpa harus berada di hotel (online system)

 

  • AUTOMATIC DOOR LOCK (Optional / Semi Wajib)

System Automatic Door Lock, dikombinasikan dengan data tamu yang ada di software front office, bisa di jadikan alat untuk cross check kebenaran data jumlah tamu, dengan membandingkan laporan keduanya. Lebih terkontrol lagi, jika software door lock nya sudah terintegrasi dengan software front officenya.

Catatan : investasi untuk door lock relative lebih mahal

 

  • Finger Print Absensi (Optional / Semi Wajib)

Untuk managemen karyawan dan penilaian kerja karyawan , sangat effective jjika Anda menggunakan Fingger Print untuk pencatatan daftar hadir karyawan Anda.

Ok, dari komponen-komponen yang sudah dijelaskan diatas, maka jika digambarkan dalam bentuk diagram, hubungan antara komponen-komponen tersebut, bisa diilustrasikan sebagai berikut

baganautopil

Penjelasan masing-masing hubungan antar komponen adalah sebagai berikut :

  1. Software Front Office dengan SOP

Sebuah software sebagus apapun tidak akan ada gunanya jika tidak di barengi dengan sebuah SOP (baca: perintah) untuk menjalankannya. Didalam software Armadillo hotel untuk Front Office terdapat beberapa laporan yang harus di cetak yang bisa dijadikan panduan dalam menjalankan pekerjaan setiap hari

  1. Software Back Office dengan SOP

Sama halnya dengan program Front Office, program back Office juga harus di sertai dengan sebuah SOP yang baik dan benar, agar system berjalan dengan sempurna

 

  1. Software front Office dan Back Office

Program Front Office harus sudah tersambung secara otomatis dengan program Back Office, sehingga petugas back office bisa melakukan cross check atas perkerjaan (laporan) yang sudah di kerjakan oleh petugas front office

 

  1. Software Front Office dengan Kamera CCTV

Data tamu Check in dan Check Out dapat di pantau kebenarannya dengan kamera cctv yang terdapat di lobby

 

  1. Software Front Office dengan Automatic Door Lock

Demikian juga dengan Automatic Door Lock, bandingkan laporan check in dan check out tamu dengan hasil dari pembuatan kunci yang sudah digesek

 

  1. Software Back Office dengan Rekening BANK

Secara berkala lakukan setoran kas ke dalam bank, dimana setoran kas ini akan merubah laporan neraca. Bandingkan laporan neraca (akun bank) dengan rekening bank yang Anda punya. Bandingkan laporan neraca (akun kas) dengan kas on Hand yang ada di kasir

 

  1. Struktur Organisasi dan SOP

Di dalam komponen SOP salah satunya adalah berisi tugas yang di berikan pada sebuah jabatan tertentu. Artinya jabatan harus ada dalam mendukung jalannya sebuah SOP. Untuk itu mutlak di perlukan sebuah struktur organisasi sebelum menjalankan SOP.

Well..demikian Penjelasan singkat mengenai dasar-dasar auto pilot sebuah bisnis hotel atau guest house. Bagaimana? Sudah ada gambaran? . yuk kita jalankan…

Banyak PR yang harus Anda kerjakan, mulailah kerjakan satu persatu, seribu langkah di mulai dari satu langkah

Ingin mengetahui lebih jelas dan berdiskusi leih jauh mengenai penerapan system Auto Pilot di bisnis hotel ? silahkan berdiskusi dengan team kami. Dengan senang hati kami akan membantu.

Salam Sukses

Gunawan

KPHG Indonesia

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s